System Zarządzania Jakością, często postrzegany jest jako zbędna biurokracja, z którą wiążą się jedynie problemy i nawał dodatkowej pracy.

Głównym powodem z pewnością jest sztuczne funkcjonowanie systemu w danej Organizacji, bądź też, niewłaściwe przeprowadzenie wdrożenia, według zasady - "Tak ma być".

Zasada ta, jest jedną z najgorszych jaką można się kierować, przy wdrożeniu systemu. Zdecydowanie bardziej godne polecenia zwroty, wpływające na świadomość użytkowników systemu, to:

• Czy dany element (produkt, dostawca, działanie) ma wpływ na jakość oferowanych wyrobów i usług?
• Czy samemu zaufałbyś organizacji na podstawie tak funkcjonującego systemu?
  
  

Próba odpowiedzi na powyższe pytania zdecydowanie bardziej pomaga w zrozumieniu istoty wdrożenia i zarządzania SZJ. Szukając odpowiedzi, intuicyjnie zaczynamy bowiem szukać podstaw oraz danych, która będą o tym fakcie decydowały lub go potwierdzały.

Umiejętność zadania, tego typu pytań oraz udzielenia na nie rzetelnych odpowiedzi nie jest zadaniem prostym, lecz w pełni wykonalnym i prawdę mówiąc, koniecznym.

Norma sama w sobie nie jest dokumentem dedykowanym dla określonej branży, czy rodzaju Organizacji. Może więc być z powodzeniem zastosowana w dowolnej gałęzi przemysły, czy też administracji. (...)

Norma wiele elementów określa za pomocą ogólnych wymagań, czy ogólnych definicji, a dopiero pełna świadomość znaczenia słów „jakość” i „zadowolenie Klienta”, pozwalają na właściwe rozumienie i wdrożenie systemu.

(...) Przeprowadzając pełną analizę przedsiębiorstwa pod kątem wymagań, jakie stawia nam norma, otrzymujemy analizę SWOT, obrazującą dobre i złe strony Organizacji oraz wynikające z nich możliwości i zagrożenia, a na koniec cele jakie należy sobie wyznaczyć, aby wynik następnego przeglądu wypadł lepiej, a zawsze może wypaść lepiej. (...)

* * *

Odwróćmy jednak naszą sytuację i spójrzmy na SZJ z jeszcze innego punktu widzenia.

Przyglądając się historii zmian, poszczególnym wydaniom normy oraz filozofii związanej z jakością trudno nie odnieść wrażenia, że bez względu na sposób podejścia, głównym celem jest dostarczanie wysokiej jakości produktów i usług.

W końcu kto chciałby nabywać produkty wadliwe, czy korzystać z usług, które niczego nie wnoszą? (...)

Jako pacjentów, petentów, czy jako klientów przede wszystkim interesuje nas jakość nabywanych wyrobów i za każdym razem naszej ocenie podlega finalny produkt. Bez znaczenia czy jest to produkt w postaci materialnej, czy forma obsługi w ramach usług. O tą właśnie jakość, tak naprawdę chodzi, zarówno wytwórcy, jak i odbiorcy.

Jakość jednak nie może funkcjonować w oderwaniu od rzeczywistości, a z każdym wyrobem mamy do czynienia z innym otoczeniem. Niezmienne jest jednak kilka elementów, które na jakość mają bezpośredni wpływ.

• zarządzanie zasobami, zarówno ludzkimi jaki i produkcyjnymi (materiały i narzędzia)
• planowanie i organizacja pracy
• zarządzanie kwalifikacjami personelu (...)

• dobrze planowano rozwój kadr, w tym także prowadzono analizy zadowolenia klientów, (...)
• monitorowano potrzeby Klientów, co pomogłoby (...) w ocenie sytuacji, zanim zaczęto tracić pierwszych Klientów
• zarządzano personelem, dzięki czemu sytuacja po odejściu pracownika nie stałaby się tragiczna lub nie doszłoby do nadmiernego 'odchudzenia' kadr, co znalazło swój koniec w ograniczeniu możliwości świadczenia usług
• prowadzono właściwą politykę edukacyjną personelu w celu rozwijania umiejętności i kompetencji
• nadzorowano rozwój technologii, umożliwiając tym samym utrzymanie usług na właściwym poziomie

(...) Każda Organizacja bowiem, dążąc do jednego z głównych celów, a więc dostarczania wyrób i usług o najwyższej jakości, musi zdawać sobie sprawę, z faktu, iż każdemu procesowi produkcyjnemu towarzyszą procesy, bez których zapewnienie jakości nie jest możliwe.

Cały proces nadzorowania i planowania wszystkich procesów, to jest właśnie System Zarządzania Jakością. A jakich dokładnie elementów będzie on dotyczył, które z nich powinny podlegać szczególnemu nadzorowi, o tym właśnie mówi zarówno norma, określając sześć głównych wymagań oraz zdrowy rozsądek i świadome zarządzanie Organizacją. Zarządzanie poprzez pryzmat jakości oferowanych produktów lub świadczonych usług.