Wesołych Świąt

Platforma e-QSM - nowoczesny system zarządzania obiegiem dokumentów

System e-QSM bierze swój początek w aplikacji „e-QSM - Elektroniczna Księga Jakości” i od 10 lat z powodzeniem spełnia swoją rolę jako wewnętrzny system zarządzania dokumentacją i jej obiegiem. Jest to nowoczesne narzędzie służące do zarządzania dokumentacją wewnętrzną danego przedsiębiorstwa lub organizacji.

Przez cały okres istnienia doczekał się on wielu zmian - szósta edycja systemu to całkiem inna technologia zapewniająca o wiele lepszą ergonomię.

Niezmienne natomiast są założenia towarzyszące budowie systemu od samego początku. Biorą one swoje źródło w międzynarodowych normach z rodziny ISO, czyli z Systemów Zarządzania. Dlatego też na każdym etapie życia oferowany przez nas system wspierał zarówno wdrożenia, jak i funkcjonowanie Systemów Zarządzania Jakością, Zarządzania Środowiskiem, Zarządzania Higieną i Bezpieczeństwem Żywności, czy Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji.

System e-QSM to przede wszystkim narzędzie do zarządzania wewnętrzna dokumentacją, w skład której wchodzą Regulaminy, Procedury, Instrukcje itp. To doskonałe miejsce do udostępniania wzorców umów, szablonów ofert oraz wielu innych niezbędnych w codziennej pracy dokumentów.

Informacje statyczne, jako elementy o trwałym charakterze, udostępniane są pracownikom jako informacja lub wzorzec dalszego postępowania.

W tej części można wyróżnić: Strukturę Firmy, Strukturę Dokumentów oraz same dokumenty. Wszystko to, powiązane jest ze sobą w taki sposób aby umożliwić jak najprostsze przeszukiwanie zasobów, dając możliwie najszybszy dostęp do informacji.

Dlaczego warto połączyć system e-QSM z systemem DFC?

Połączone systemy e-QSM i DFC, dzięki zastosowanym rozwiązaniom intranetowym, stanowią podstawę dla całego szeregu działań związanych z komunikacją wewnętrzną oraz gromadzeniem i udostępnianiem informacji o charakterze zarówno statycznym jak i dynamicznym. Wielkim atutem najnowszej wersji systemu zarządzania obiegiem dokumentów jest dostęp przez przeglądarkę. Połączenie sprawnego workflow, e-formularzy i dostępu online tworzy idealne narzędzie do pracy zdalnej.

Jakie są największe zalety systemu e-QSM?

Atutem systemu jest specjalny mechanizm nadzoru nad dokumentami. Można dzięki niemu przypisać uprawnienia do edycji oraz dostępu do konkretnych dokumentów, zdefiniować procedury weryfikacji zanim dokument zostanie opublikowany, a także przechowywać historyczne wersje poszczególnych dokumentów. Korzystanie z e-QSM pozwala nie tylko zarządzać strukturą organizacyjną, ale także powiązaniami pomiędzy dokumentami oraz stanowiskami. Wielką zaletą jest również możliwość samodzielnego rozbudowywania i nadzorowania systemu workflow.