System e-QSM bierze swój początek w aplikacji „e-QSM - Elektroniczna Księga Jakości” i od 10 lat z powodzeniem spełnia swoją rolę jako wewnętrzny system zarządzania dokumentacją i jej obiegiem. Jest to nowoczesne narzędzie służące do zarządzania dokumentacją wewnętrzną danego przedsiębiorstwa lub organizacji.
Przez cały okres istnienia doczekał się on wielu zmian - szósta edycja systemu to całkiem inna technologia zapewniająca o wiele lepszą ergonomię.
Niezmienne natomiast są założenia towarzyszące budowie systemu od samego początku. Biorą one swoje źródło w międzynarodowych normach z rodziny ISO, czyli z Systemów Zarządzania. Dlatego też na każdym etapie życia oferowany przez nas system wspierał zarówno wdrożenia, jak i funkcjonowanie Systemów Zarządzania Jakością, Zarządzania Środowiskiem, Zarządzania Higieną i Bezpieczeństwem Żywności, czy Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji.
System e-QSM to przede wszystkim narzędzie do zarządzania wewnętrzna dokumentacją, w skład której wchodzą Regulaminy, Procedury, Instrukcje itp. To doskonałe miejsce do udostępniania wzorców umów, szablonów ofert oraz wielu innych niezbędnych w codziennej pracy dokumentów.
Informacje statyczne, jako elementy o trwałym charakterze, udostępniane są pracownikom jako informacja lub wzorzec dalszego postępowania.
W tej części można wyróżnić: Strukturę Firmy, Strukturę Dokumentów oraz same dokumenty. Wszystko to, powiązane jest ze sobą w taki sposób aby umożliwić jak najprostsze przeszukiwanie zasobów, dając możliwie najszybszy dostęp do informacji.
Połączone systemy e-QSM i DFC, dzięki zastosowanym rozwiązaniom intranetowym, stanowią podstawę dla całego szeregu działań związanych z komunikacją wewnętrzną oraz gromadzeniem i udostępnianiem informacji o charakterze zarówno statycznym jak i dynamicznym. Wielkim atutem najnowszej wersji systemu zarządzania obiegiem dokumentów jest dostęp przez przeglądarkę. Połączenie sprawnego workflow, e-formularzy i dostępu online tworzy idealne narzędzie do pracy zdalnej.
Atutem systemu jest specjalny mechanizm nadzoru nad dokumentami. Można dzięki niemu przypisać uprawnienia do edycji oraz dostępu do konkretnych dokumentów, zdefiniować procedury weryfikacji zanim dokument zostanie opublikowany, a także przechowywać historyczne wersje poszczególnych dokumentów. Korzystanie z e-QSM pozwala nie tylko zarządzać strukturą organizacyjną, ale także powiązaniami pomiędzy dokumentami oraz stanowiskami. Wielką zaletą jest również możliwość samodzielnego rozbudowywania i nadzorowania systemu workflow.
