Jak wygląda mapowanie procesów biznesowych w przedsiębiorstwie?
Procesy to serie powiązanych ze sobą wzajemnie działań albo zadań. Mają one na celu osiągnięcie określonego rezultatu np. rozwiązanie jakiegoś problemu. Funkcjonują one w każdej organizacji.
Wyróżniamy procesy zarządcze (np. zarządzanie strategiczne), operacyjne (np. zaopatrzenie, produkcja, marketing czy sprzedaż) i pomocnicze (np. księgowość czy rekrutacja). Każdy proces wynika bezpośrednio z potrzeb klientów oraz samej organizacji, a jego celem jest ich zaspokojenie. Z punktu widzenia zmieniających się potrzeb wraz z wejściem w życie RODO pojawiła się dodatkowa konieczność, a mianowicie analiza procesów pod kątem przetwarzanych w nich danych osobowych i powiązanego z tym ryzyka.
Czym jest mapowanie procesów?
Mapowanie procesów to metoda, dzięki której można wyraźnie zobaczyć, jak funkcjonuje dana organizacja. Jest to graficzne zobrazowanie wszystkich procesów, a już z pewnością procesów kluczowych. Taki obraz pozwala uświadomić sobie, w jaki sposób różne procesy są ze sobą związane, gdzie dany proces się zaczyna, gdzie kończy, jakie są dane wejściowe/wyjściowe, kto jest odpowiedzialny za określone działania, jakie dane osobowe są w ramach tych działań przetwarzane, jakim podlegają zagrożeniom itd. Złożoność mapy w znacznej mierze zależy od potrzeb organizacji. Można stworzyć tylko pojedyncze mapy procesów albo globalne mapy dotyczące procesów, w których zachodzą określone czynności np. przetwarzanie danych osobowych.
Generalnie mapa procesów w przedsiębiorstwie może być przydatna do:
- optymalizacji kosztów,
- uporządkowania metod wykorzystywanych na co dzień w firmie,
- ujednolicenia funkcjonowania,
- poprawy organizacji pracy w firmie (stworzenie kart stanowisk),
- wprowadzenia nowych systemów informatycznych,
- usprawnienia systemów już działających,
- przygotowania rejestru czynności przetwarzania (RODO).
Jaką rolę w obszarze Ochrony Danych Osobowych odgrywa mapowanie procesów?
Mapowanie procesów biznesowych w zakresie Ochrony Danych Osobowych odgrywa bardzo ważną rolę, gdyż bez starannie przeprowadzonej inwentaryzacji procesów przetwarzania danych, nie można stworzyć rejestru czynności przetwarzania, a więc dostosować firmy do wymagań RODO. Taka inwentaryzacja polega na zebraniu kompletnej informacji dotyczącej wszystkich operacji, które wykorzystują dane osobowe. Są one obecne w większości obszarów działania każdej organizacji, a ich mapa pozwoli zobaczyć, jakie są ich wzajemne powiązania oraz przepływy danych. Dane osobowe przetwarzane w organizacji agregowane w odpowiednie kategorie, czyli uporządkowane zestawy danych osobowych (np.: pracownicy, rekrutacja, kontrahenci, klienci, współpracownicy, reklamacje, monitoring, księga gości, dane powierzone), a mapa procesów pozwala nam zobrazować, gdzie kategorie występują i jakim czynnościom są poddawane zawarte w nich dane. Rzetelnie przygotowana mapa procesów przetwarzania danych to fundament całego systemu ochrony danych osobowych w każdym przedsiębiorstwie.
Komu powierzyć mapowanie procesów w organizacji?
Jeżeli chcesz, aby mapy procesów były wiarygodne i rzetelne, zdecyduj się na firmę, która ma bogate doświadczenie w zakresie projektowania i wdrażania projektów związanych z zarządzaniem, w tym z mapowaniem procesów. Bardzo dobrym wyborem będą firmy, które nie tylko doradzają, ale także dostarczają odpowiednie narzędzia wspomagające zarządzanie. Zdecydowanie najlepszym wyborem będzie firma, która dodatkowo sama produkuje takie narzędzia w oparciu o własne doświadczenia. Profesjonalnie przeprowadzone mapowanie procesów będzie z całą pewnością skutecznym sposobem na właściwe nadzorowanie m.in. obszaru ochrony danych osobowych w każdej organizacji.
